EBP Gestion commerciale : dix réglages qui évitent des heures de ressaisie

Un logiciel de gestion commerciale se paramètre avant de se remplir. Dans la plupart des dossiers EBP que nous reprenons, les heures perdues ne viennent pas du logiciel mais de dix réglages faits à la va-vite le premier jour, puis contournés pendant des années à coups de ressaisie, de corrections manuelles et de fichiers Excel à côté. Voici ces dix réglages, dans l’ordre où on les fait.

1. La numérotation des pièces, une fois pour toutes

Devis, commandes, bons de livraison, factures, avoirs : chaque type de document a sa souche de numérotation, avec un préfixe et un compteur. Choisissez-les avant la première pièce — un préfixe par type, l’année dans le numéro si vous voulez une lecture immédiate — et n’y touchez plus. Une facture validée est inaltérable : la loi l’exige, le logiciel l’applique, et une série interrompue ou modifiée en cours d’année est la première chose qu’un vérificateur remarque. Une erreur se corrige par un avoir, jamais par une modification.

2. Les familles d’articles, et leurs comptes

Les familles et sous-familles ne servent pas qu’à ranger. Elles portent les comptes comptables de vente et d’achat, le taux de TVA par défaut et les règles de prix. Une famille bien conçue permet au transfert en comptabilité de ventiler les ventes sans intervention : matériel sur un compte, pièces sur un autre, prestations sur un troisième. Un article créé « à la volée » dans une famille fourre-tout finit sur le mauvais compte, et c’est l’expert-comptable qui le découvre en mai.

3. Les unités et les conditionnements

Vendu à l’unité, acheté par carton de douze : si l’article ne connaît que l’unité, quelqu’un divisera par douze à chaque réception, et se trompera une fois sur vingt. Déclarez l’unité de stock, l’unité d’achat et le conditionnement de vente sur la fiche article. Le stock, les prix d’achat moyens et les marges deviennent justes sans effort.

4. Les grilles tarifaires et l’ordre de priorité

Un prix de base par article, des grilles par catégorie de clients, des tarifs par quantité, des promotions datées, et des prix négociés par client : EBP gère tout cela, à condition de savoir dans quel ordre il les applique. Le tarif propre au client l’emporte sur la grille de sa catégorie, qui l’emporte sur le prix de base. Une remise « exceptionnelle » saisie sur une fiche client il y a trois ans s’applique toujours. Passez en revue les tarifs clients une fois par an, avec une date de fin sur chacun.

5. Les règles de calcul des prix et les arrondis

Quand les prix de vente se calculent à partir du prix d’achat et d’un coefficient, la règle d’arrondi fait partie du prix : à l’euro inférieur, au dixième, au centime. EBP applique la règle attachée à la famille — ce qui signifie qu’un article changé de famille change de prix sans que personne l’ait décidé. Fixez la règle par famille avant toute mise à jour tarifaire, et vérifiez sur un échantillon après. Nous avons vu des catalogues entiers dériver de quelques centimes par ligne, puis de quelques euros, parce qu’un arrondi avait été laissé par défaut.

6. Les modèles de documents

Un modèle par type de pièce, avec les mentions obligatoires une fois pour toutes : identification complète de l’entreprise, numéro de TVA, conditions et date de règlement, taux des pénalités de retard, indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 €, conditions d’escompte, assurance professionnelle si elle est obligatoire. Prévoyez dès maintenant les mentions que la facture électronique rendra obligatoires en 2026 : numéro SIREN du client, adresse de livraison si elle diffère, nature de l’opération (biens, services, mixte), option pour la TVA d’après les débits. Un modèle propre évite les factures retouchées sous traitement de texte, qui ne correspondent plus à ce que contient le logiciel.

7. Les modes de règlement et les relances

Un mode de règlement par défaut par client — virement à trente jours fin de mois, prélèvement, comptant — donne à chaque facture sa date d’échéance sans calcul. C’est ce qui rend l’échéancier fiable, et c’est l’échéancier qui alimente les relances automatiques : trois niveaux de lettres, à J+8, J+20 et J+35 par exemple, envoyées depuis le logiciel. Une entreprise qui relance à la main relance tard, et relance les mauvais clients.

8. La TVA et la territorialité

Le taux de TVA vient de l’article, mais le régime vient du client : France, Union européenne avec numéro intracommunautaire, export, autoliquidation pour la sous-traitance du bâtiment. Renseignez le territoire et le numéro de TVA sur chaque fiche client ; le logiciel choisit alors le bon traitement et imprime la bonne mention. Une facture intracommunautaire avec de la TVA française, ou l’inverse, se corrige par avoir et refacturation, avec un client qui attend.

9. Les imports, avec un gabarit stable

Articles, clients, tarifs fournisseurs : tout ce qui existe déjà dans un fichier n’a pas à être retapé. L’assistant d’importation d’EBP accepte des fichiers texte avec une correspondance de colonnes que l’on enregistre et que l’on réutilise. Le plus sûr est de partir d’un export du logiciel lui-même, qui donne l’ordre exact des colonnes, le séparateur et l’encodage attendus, et de le remplir. Testez sur une copie du dossier, vérifiez dix fiches, puis importez pour de bon. Les codes articles et clients doivent être uniques et définitifs : un code changé après coup casse l’historique.

10. Les utilisateurs, les sauvegardes et le transfert comptable

Un compte par personne, avec des droits qui correspondent à son rôle : qui crée un article, qui valide une facture, qui modifie un tarif. Un identifiant partagé rend toute recherche impossible le jour où une pièce a disparu. Les données vivent dans une base SQL Server : planifiez sa sauvegarde chaque nuit, hors du poste qui l’héberge, et surveillez sa taille — l’édition gratuite du moteur de base est plafonnée, et l’on ne découvre la limite que le jour où plus rien ne s’enregistre. Enfin, paramétrez le transfert vers la comptabilité — journaux, comptes de vente par famille, comptes clients individuels ou collectifs — et testez-le sur un mois avec votre expert-comptable avant de le lancer en routine.

Par où commencer sur un dossier déjà en service

Ne refaites pas tout. Prenez les trois réglages qui coûtent le plus d’heures chez vous — souvent les familles, les tarifs et les relances —, corrigez-les sur une copie du dossier, mesurez, puis reportez. Le reste suit au fil des mois. Le bon moment pour un chantier plus large est la clôture de l’exercice : les compteurs repartent, les tarifs se renégocient, l’expert-comptable a besoin du transfert comptable propre pour l’année qui commence.

Questions fréquentes

Peut-on changer la numérotation des factures en cours d’année ?

Il faut l’éviter. La séquence doit être chronologique et continue ; si vous devez créer une nouvelle souche, faites-le à une date documentée, sans réutiliser les numéros de l’ancienne, et conservez la trace de la décision.

Faut-il migrer vers une version en ligne pour la facture électronique ?

Pas nécessairement. Ce qui compte est que votre version soit maintenue et raccordée à une plateforme agréée le moment venu. Un dossier bien paramétré se migre facilement ; un dossier bricolé se migre avec ses défauts.

Le logiciel peut-il gérer plusieurs sociétés ?

Oui, un dossier par société, chacun avec sa base, sa numérotation et ses modèles. Les articles et les clients ne se partagent pas automatiquement d’un dossier à l’autre : c’est là que les imports prennent leur sens.

Sources

• Code de commerce, article L. 441-9 (mentions des factures) ; code général des impôts, article 289 et annexe II, article 242 nonies A (mentions fiscales, numérotation).
• Loi n° 2023-1322 du 29 décembre 2023 de finances pour 2024, article 91 (facturation électronique) ; impots.gouv.fr, facturation électronique entre entreprises.
• Centre d’aide EBP, documentation de la gestion commerciale.