Facture électronique côté logiciel : ce qu’il doit savoir faire

Le 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront être capables de recevoir une facture électronique par une plateforme agréée. Il reste un peu plus de trois mois, et c’est votre logiciel de gestion qui fera — ou ne fera pas — le travail. Voici ce qu’il doit savoir faire, comment le vérifier en une heure, ce que proposent les éditeurs de la gamme EBP et des autres, et ce qu’il faut avoir réglé avant l’été.

Rappel du calendrier, et de ce qui change vraiment

Au 1er septembre 2026 : toutes les entreprises assujetties à la TVA établies en France doivent pouvoir recevoir des factures électroniques, et les grandes entreprises et entreprises de taille intermédiaire doivent les émettre. Au 1er septembre 2027 : les PME et micro-entreprises émettent à leur tour, et transmettent les données de leurs opérations avec les particuliers et l’étranger.

Le point que beaucoup n’ont pas encore intégré : dès septembre 2026, vos fournisseurs grandes entreprises — télécoms, énergie, banques, loueurs, grossistes — cesseront de vous envoyer des PDF par courriel. Leurs factures arriveront dans la plateforme agréée que vous aurez choisie. Si vous n’en avez pas, elles arriveront quand même, par le canal de secours, mais dans un espace que personne chez vous ne consulte — et vous paierez en retard.

Ce que votre logiciel doit savoir faire

1. Se raccorder à une plateforme agréée, soit parce que l’éditeur en est devenu une, soit parce qu’il a conclu un partenariat avec l’une des plateformes immatriculées par l’administration — elles sont plus de cent cinquante.
2. Produire les formats structurés : Factur-X, qui est un PDF lisible avec des données attachées, ou les formats purement structurés UBL et CII. Un PDF classique n’est plus une facture entre professionnels.
3. Porter les mentions nouvelles : numéro SIREN du client, adresse de livraison si elle diffère, nature de l’opération — biens, services ou les deux —, option pour la TVA d’après les débits le cas échéant.
4. Recevoir et intégrer les factures fournisseurs : les afficher, permettre de les approuver ou de les refuser, et renvoyer ce statut à la plateforme.
5. Gérer les statuts du cycle de vie : déposée, reçue, refusée, encaissée. L’encaissement des prestations de services devra être déclaré, puisqu’il déclenche l’exigibilité de la TVA.
6. Archiver les factures émises et reçues pendant dix ans, dans un format lisible et non modifiable.

Vérifier son logiciel en une heure

• Quelle version utilisez-vous, et est-elle encore maintenue ? Les éditeurs n’intègrent la réforme que dans leurs versions récentes. Un logiciel acheté il y a six ans en licence perpétuelle ne sera pas mis à jour : c’est le premier coût à anticiper.
• L’éditeur est-il lui-même plateforme agréée, ou passe-t-il par un partenaire ? Les deux se valent. Ce qui compte est de savoir qui facture quoi : abonnement au logiciel, abonnement à la plateforme, coût par facture au-delà d’un forfait.
• Vos fiches clients contiennent-elles les SIREN ? C’est la donnée qui permet d’acheminer la facture par l’annuaire. Un fichier où les clients professionnels sont identifiés par leur nom commercial ne suffira pas. Cette reprise est le vrai chantier : comptez une demi-journée pour deux cents clients.
• Vos modèles de factures portent-ils les quatre mentions nouvelles ? Elles s’ajoutent dès maintenant sans inconvénient.
• Votre expert-comptable récupère-t-il déjà vos factures automatiquement ? Si oui, demandez-lui comment son cabinet s’organise : beaucoup proposent leur propre plateforme, ce qui simplifie la transmission des pièces.

Le cas des logiciels de gestion courants

Les principaux éditeurs français de logiciels de gestion pour TPE et PME — EBP, Sage et les autres — ont annoncé leur dispositif : soit une plateforme maison immatriculée, soit un partenariat, avec dans tous les cas une version minimale requise. Pour la gamme EBP, gestion commerciale, comptabilité, bâtiment ou point de vente, la question à poser au distributeur tient en trois points : quelle version faut-il, quel est le coût de la mise à niveau et de l’abonnement à la plateforme, et à quelle date la fonction de réception sera disponible pour être testée. Posez-la maintenant : en juillet, les plannings d’intervention seront pleins.

Pour les entreprises sans logiciel de facturation — celles qui facturent sous traitement de texte ou sur tableur —, la réforme impose de s’équiper. C’est l’occasion de choisir un outil qui fait aussi le suivi des règlements et les relances, plutôt qu’un service qui ne fait que transmettre.

Choisir sa plateforme : cinq critères

• Le raccordement à votre logiciel, natif de préférence : sinon, il faudra saisir ou importer deux fois.
• Le prix : abonnement, volume inclus, coût unitaire au-delà. Comparez sur votre volume réel, émission et réception.
• L’archivage : dix ans inclus ou en supplément ; et ce qui se passe si vous changez de plateforme — vos factures doivent pouvoir partir avec vous.
• L’assistance en français, avec un interlocuteur joignable en septembre, le mois où tout le monde aura un problème en même temps.
• L’agrément : vérifiez que la plateforme figure bien sur la liste publiée par l’administration fiscale. C’est une liste publique, et elle est la seule qui fasse foi.

Le calendrier à tenir d’ici septembre

Mai : inventaire des flux, contrôle de la version du logiciel, questions au distributeur et à l’expert-comptable. Juin : choix de la plateforme, signature, nettoyage du fichier clients. Juillet : mise à niveau du logiciel, raccordement, premiers tests de réception. Août : circuit interne — qui reçoit, qui valide, qui refuse, qui paie — et information des salariés concernés. 1er septembre : les premières factures arrivent, et vous savez où les regarder.

Questions fréquentes

Je n’ai que dix factures par mois : suis-je vraiment concerné ?

Oui, dès la réception, en septembre 2026, quel que soit votre volume et même en franchise de TVA. Des offres d’entrée de gamme existent pour les très petits volumes : le coût n’est pas l’obstacle, l’oubli l’est.

Puis-je continuer à envoyer des PDF à mes clients ?

Jusqu’au 31 août 2027 pour une PME, oui, sauf si votre client vous demande autre chose. Après, non : la facture devra passer par une plateforme, sous un format structuré.

Et pour les factures aux particuliers ?

Elles ne changent pas de forme : la facture électronique ne concerne que les opérations entre professionnels établis en France. En revanche, les données de ces ventes devront être transmises à l’administration, de façon agrégée, à partir de septembre 2027 pour une PME.

Sources

• Loi n° 2023-1322 du 29 décembre 2023 de finances pour 2024, article 91 ; code général des impôts, articles 289 bis, 290 et 290 A ; loi de finances pour 2026 (sanctions).
• impots.gouv.fr : calendrier, spécifications externes, liste officielle des plateformes agréées.
• Documentation des éditeurs de logiciels de gestion sur leur dispositif de conformité.