Sauvegardes : la règle du 3-2-1 pour une TPE

Un disque qui lâche, un rançongiciel, un salarié qui supprime le mauvais dossier, un dégât des eaux dans le local du serveur : la question n’est pas de savoir si vous perdrez des données un jour, mais combien de temps il vous faudra pour les retrouver. La règle du 3-2-1 répond à cette question en une ligne. Voici comment l’appliquer dans une TPE, sans budget de grand compte.

Ce que vous risquez vraiment

Les scénarios qui détruisent des données dans une petite entreprise sont rarement spectaculaires. Le plus fréquent est l’erreur humaine : un fichier écrasé, un dossier déplacé, une base de gestion restaurée au mauvais endroit. Vient ensuite la panne matérielle — un disque de poste, un NAS dont les deux disques ont le même âge. Puis le rançongiciel, qui chiffre en quelques heures tout ce que le poste infecté peut atteindre, sauvegardes comprises si elles sont accessibles en écriture. Enfin le sinistre physique, vol, incendie, inondation, qui emporte le serveur et le disque externe rangé dans le même tiroir.

Chacun de ces scénarios détruit une copie. Une sauvegarde n’est utile que si elle survit au scénario qui a détruit l’original.

La règle : trois copies, deux supports, une hors site

• Trois copies de chaque donnée importante : l’original sur lequel vous travaillez, et deux sauvegardes. Une seule sauvegarde peut être corrompue au moment précis où vous en avez besoin.
• Deux supports différents : par exemple un NAS dans le local et un stockage en ligne. Deux copies sur le même serveur partagent les mêmes pannes.
• Une copie hors site : dans un autre bâtiment ou chez un hébergeur. C’est la seule qui résiste au vol et à l’incendie.

Depuis l’apparition des rançongiciels, on y ajoute deux exigences. Une des copies doit être hors ligne ou immuable, c’est-à-dire impossible à modifier depuis le réseau de l’entreprise : disque débranché après la sauvegarde, ou stockage en ligne dont les versions sont verrouillées pendant une durée fixée. Et la restauration doit avoir été testée sans erreur : une sauvegarde jamais restaurée est une hypothèse, pas une protection.

Quoi sauvegarder : l’inventaire avant l’outil

Avant de choisir un logiciel, listez ce qui ferait mal. Dans une TPE, la liste tient sur une page.

• Les bases de vos logiciels de gestion. Devis, factures, comptabilité, paie. Pour un logiciel qui s’appuie sur SQL Server, comme la gamme EBP, copier le dossier de l’application ne suffit pas : il faut sauvegarder la base elle-même, avec l’outil du logiciel ou une sauvegarde SQL planifiée, et vérifier que le fichier produit se restaure sur un autre poste. C’est l’oubli que nous rencontrons le plus souvent chez les entreprises que nous accompagnons.
• Les documents partagés : contrats, dossiers clients, plans, photos de chantier. Sur un serveur, un NAS ou un espace en ligne.
• La messagerie. Microsoft 365 ou Google Workspace conservent vos courriels, mais leur corbeille et leurs rétentions ont des limites : un compte supprimé, une boîte vidée par un pirate ou une règle de suppression mal réglée ne se rattrapent pas toujours. Le service n’est pas une sauvegarde ; une sauvegarde de la messagerie en est une.
• Le site web. L’hébergeur sauvegarde ses serveurs pour lui, pas pour vous. Exportez régulièrement la base et les fichiers du site, et gardez une copie hors de l’hébergement.
• Les postes de travail, surtout ceux des personnes qui gardent des documents « en local ».

Pour chaque élément, posez deux questions simples : combien d’heures de travail acceptez-vous de perdre (c’est la fréquence de la sauvegarde), et combien de temps pouvez-vous rester sans (c’est le délai de restauration à viser). Une base de facturation mérite une sauvegarde quotidienne et une restauration en quelques heures ; les archives de 2019 peuvent attendre.

La mettre en place en une semaine

1. Centraliser. Ce qui n’est pas sur le serveur, le NAS ou l’espace partagé n’est pas sauvegardé. Rapatriez les dossiers qui vivent sur le bureau des postes.
2. Première copie, locale. Un NAS à deux disques en miroir, ou un second disque dans le serveur, alimenté chaque nuit par l’outil de sauvegarde du système ou par une solution dédiée. Il donne des restaurations rapides pour les cas courants.
3. Seconde copie, hors site. Un stockage en ligne chiffré, alimenté depuis le NAS ou le serveur, avec conservation des versions. Chiffrez avec une clé que vous gardez : si l’hébergeur peut lire vos données, quelqu’un d’autre le pourra un jour.
4. Rétention. Trente jours de versions quotidiennes, douze mois de versions mensuelles. Un rançongiciel peut rester silencieux plusieurs semaines avant d’agir ; une rétention trop courte ne conserve que des copies déjà chiffrées.
5. Isolation. Le compte qui écrit les sauvegardes n’est pas celui des utilisateurs, et les sauvegardes ne sont pas montées comme un lecteur réseau sur les postes.
6. Procédure écrite. Une page : où sont les copies, qui détient les mots de passe et les clés de chiffrement, comment restaurer. Rangée hors du système qu’elle décrit.

Le test de restauration : la seule preuve qui compte

Chaque trimestre, restaurez quelque chose pour de vrai : un dossier de la veille, puis une base de gestion complète sur un poste vierge. Chronométrez. Le temps mesuré est votre vrai délai de reprise ; s’il ne vous convient pas, c’est maintenant qu’il faut le savoir. Notez la date et le résultat sur la procédure. Un journal de sauvegarde qui affiche « succès » chaque nuit ne dit rien de l’état des fichiers copiés.

Ce que ça coûte, ce que ça évite

Un NAS à deux disques et un abonnement de stockage chiffré représentent, sur trois ans, moins qu’une seule journée d’activité perdue pour la plupart des TPE. Le coût réel n’est pas le matériel : c’est la demi-journée d’inventaire au départ et l’heure de test chaque trimestre. C’est aussi ce qui distingue une sauvegarde d’une case cochée dans un logiciel.

Questions fréquentes

Un disque externe branché en permanence, est-ce une sauvegarde ?

C’est une copie, pas une protection contre un rançongiciel : tout ce qui est accessible en écriture depuis le poste infecté sera chiffré avec le reste. Débranchez-le après la copie, ou doublez-le d’une copie en ligne avec versions verrouillées.

OneDrive ou Google Drive sauvegardent-ils mes fichiers ?

Ils les synchronisent. Un fichier supprimé ou chiffré sur le poste l’est aussi en ligne quelques secondes plus tard. L’historique des versions aide pour un fichier isolé, pas pour reconstruire une arborescence entière après un incident.

Combien de temps faut-il conserver les données de gestion ?

Les documents comptables et leurs pièces justificatives se conservent dix ans (article L. 123-22 du code de commerce), les documents utiles au contrôle de l’impôt six ans (article L. 102 B du livre des procédures fiscales), les bulletins de paie cinq ans côté employeur. Votre sauvegarde doit permettre de les relire jusqu’au bout : gardez aussi de quoi ouvrir les formats anciens.

Sources

• ANSSI, La cybersécurité pour les TPE/PME en 13 questions, et guide ANSSI–CPME des bonnes pratiques de l’informatique.
• Cybermalveillance.gouv.fr, fiches « Sauvegardes » et « Rançongiciels ».
• Code de commerce, article L. 123-22 ; livre des procédures fiscales, article L. 102 B ; code du travail, article L. 3243-4.