Depuis 2016, toute entreprise doit proposer une complémentaire santé collective à ses salariés et en financer au moins la moitié. Dix ans plus tard, les manquements que nous relevons dans les dossiers sont toujours les mêmes : pas d’acte fondateur écrit, des dispenses accordées sans demande, une portabilité oubliée au départ d’un salarié. Voici les obligations exactes, ce qui se passe quand elles ne sont pas remplies, et la liste de contrôle d’une TPE.
Ce que l’employeur doit
- Un contrat collectif à adhésion obligatoire couvrant tous les salariés, ou une catégorie objective d’entre eux, mis en place par accord collectif, par référendum ou, le plus souvent dans une TPE, par décision unilatérale de l’employeur.
- Un financement d’au moins 50 % de la cotisation du salarié seul, le reste étant à sa charge. La convention collective impose parfois davantage : c’est elle qu’il faut lire en premier.
- Le panier de soins minimal : prise en charge intégrale du ticket modérateur sur les consultations et les actes remboursables, du forfait journalier hospitalier sans limitation de durée, et des planchers en optique et en dentaire.
- Un contrat responsable, respectant les règles de prise en charge et de plafonnement fixées par le code de la sécurité sociale : c’est la condition des exonérations sociales et fiscales, et de la mise en œuvre du « 100 % santé » en optique, dentaire et audiologie.
- L’information des salariés : remise de l’acte fondateur et de la notice d’information de l’organisme assureur, contre signature, à l’embauche et à chaque modification.
La prévoyance — incapacité, invalidité, décès — est un autre sujet : elle est obligatoire pour les cadres, à hauteur de 1,50 % de la tranche 1 à la charge exclusive de l’employeur, et souvent imposée à tous par la convention collective de branche.
L’acte fondateur : la pièce qui manque le plus souvent
Le contrat signé avec l’assureur ne suffit pas. Il faut un acte qui institue le régime dans l’entreprise : la décision unilatérale de l’employeur, écrite, remise à chaque salarié, qui précise les bénéficiaires, les garanties, la répartition du financement, le caractère obligatoire de l’adhésion et les cas de dispense admis. Sans cet acte, deux conséquences : l’URSSAF peut réintégrer la contribution patronale dans l’assiette des cotisations — un redressement qui porte sur trois ans —, et un salarié embauché après la mise en place peut refuser d’adhérer, faute d’obligation opposable.
Autre point de vigilance : la décision unilatérale ne peut pas imposer à un salarié déjà présent lors de sa mise en place de cotiser s’il refuse, lorsqu’il doit participer au financement. Cette dispense historique se documente par écrit, et se distingue des dispenses de droit commun.
Les dispenses : à la demande du salarié, par écrit
L’adhésion est obligatoire, sauf cas de dispense. Certaines sont de droit et s’appliquent même si l’acte fondateur ne les mentionne pas : salarié couvert par la complémentaire de son conjoint à titre obligatoire, salarié bénéficiaire de la complémentaire santé solidaire, salarié en contrat court ou à temps très partiel dans les conditions prévues, apprenti dont la cotisation dépasserait 10 % de sa rémunération. D’autres doivent figurer expressément dans l’acte : salariés présents lors de la mise en place par décision unilatérale, salariés en contrat de moins de trois mois déjà couverts.
Dans tous les cas, la dispense est demandée par le salarié, par écrit, avec le justificatif correspondant, et elle se renouvelle chaque année. Une dispense accordée oralement, ou « parce qu’il n’en veut pas », est la principale cause de redressement sur ce sujet : l’URSSAF considère alors que le caractère collectif et obligatoire du régime n’est pas respecté, et réintègre la totalité des contributions patronales.
Le traitement en paie
La contribution patronale est exonérée de cotisations sociales dans des limites annuelles calculées en pourcentage du plafond de la Sécurité sociale et de la rémunération. Elle reste soumise à la CSG et à la CRDS, et elle est réintégrée dans le net imposable du salarié : c’est ce qui explique l’écart entre le net à payer et le net imposable sur les bulletins. Dans les entreprises de moins de onze salariés, elle échappe au forfait social ; au-delà, celui-ci s’applique au taux de 8 % sur la prévoyance.
La portabilité : douze mois après le départ
Un salarié dont le contrat prend fin — licenciement, rupture conventionnelle, fin de CDD, démission ouvrant droit au chômage, mais pas licenciement pour faute lourde — conserve gratuitement ses garanties santé et prévoyance pendant une durée égale à celle de son dernier contrat, dans la limite de douze mois, tant qu’il est indemnisé par l’assurance chômage. Le coût est mutualisé dans la cotisation de l’entreprise.
Deux obligations en découlent : mentionner la portabilité dans le certificat de travail, et signaler le départ à l’organisme assureur. L’oubli du signalement expose l’employeur à devoir indemniser lui-même un ancien salarié qui aurait dû être couvert.
La liste de contrôle
- Lire la convention collective : niveau de garanties, part patronale, organisme recommandé.
- Rédiger ou mettre à jour la décision unilatérale, et la remettre contre signature.
- Collecter les demandes de dispense écrites, et les renouveler chaque année.
- Vérifier sur un bulletin que la part patronale est bien soumise à CSG-CRDS et intégrée au net imposable.
- À chaque départ : mention sur le certificat de travail et signalement à l’assureur.
- Comparer les offres tous les deux ou trois ans : le marché bouge, et un contrat jamais renégocié dérive.
Questions fréquentes
Le dirigeant peut-il bénéficier du contrat collectif ?
Le président de SAS ou le gérant minoritaire, assimilé salarié, oui, s’il entre dans la catégorie objective couverte. Le gérant majoritaire, travailleur non salarié, non : il relève d’un contrat individuel, éventuellement au régime Madelin.
Peut-on changer d’assureur en cours d’année ?
Le contrat collectif se résilie à son échéance, avec un préavis contractuel — souvent deux mois. Le changement suppose une modification de l’acte fondateur et une information des salariés ; les garanties ne peuvent pas être réduites sans procédure.
Que risque une entreprise sans mutuelle ?
Un salarié peut demander des dommages-intérêts correspondant au préjudice subi, et l’URSSAF peut requalifier l’absence de régime. Surtout, l’entreprise se prive d’un avantage peu coûteux et attendu : c’est la première question posée en entretien d’embauche après le salaire.
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Sources
- Code de la sécurité sociale, articles L. 911-1, L. 911-7 et D. 911-1 et suivants (couverture minimale, dispenses), L. 242-1 et R. 242-1-1 et suivants (exonérations, caractère collectif et obligatoire), L. 871-1 (contrat responsable).
- Code de la sécurité sociale, article L. 911-8 (portabilité) ; accord national interprofessionnel du 11 janvier 2013 et loi n° 2013-504 du 14 juin 2013.
- Convention collective nationale des cadres du 14 mars 1947 et accord national interprofessionnel du 17 novembre 2017 (prévoyance des cadres) ; Bulletin officiel de la Sécurité sociale, rubrique « Protection sociale complémentaire ».