La DPAE en pratique : quand, comment, et l’accusé qu’il faut garder

La déclaration préalable à l’embauche tient en cinq minutes sur le site de l’URSSAF, et c’est précisément pour cela qu’on la fait trop tard. Elle doit précéder la prise de poste, dans une fenêtre de huit jours, et son accusé de réception est la seule preuve que l’embauche a été déclarée à temps. Voici quand, comment, ce qu’elle déclenche, et ce que coûte son absence.

Quand : huit jours avant au plus tôt, avant la prise de poste au plus tard

L’article L. 1221-10 du code du travail impose une déclaration préalable à toute embauche, quels que soient le contrat et sa durée : CDI, CDD d’une journée, temps partiel, apprentissage, extra. L’article R. 1221-4 fixe la fenêtre : au plus tôt huit jours avant la date prévue d’embauche, et avant que le salarié ne commence à travailler. Une déclaration faite le matin du premier jour, avant l’heure de prise de poste, est valable ; faite à midi pour un salarié arrivé à neuf heures, elle est tardive.

La date et l’heure d’embauche déclarées sont celles du contrat. Si l’embauche est reportée, une nouvelle déclaration est nécessaire ; si elle est annulée, la déclaration s’annule depuis le même espace, avant la date prévue.

Comment : en ligne, avec les bonnes informations

La déclaration se fait sur le site de l’URSSAF ou de net-entreprises, depuis le compte employeur, ou directement depuis le logiciel de paie pour ceux qui l’ont raccordé. Les employeurs agricoles déclarent à la MSA. Elle demande :

• pour l’employeur, la dénomination, l’adresse, le numéro SIRET, le code APE et le service de prévention et de santé au travail auquel il adhère ;
• pour le salarié, ses nom et prénoms, son sexe, sa date et son lieu de naissance, son numéro de Sécurité sociale s’il en a un ;
• pour l’embauche, la date et l’heure, la nature du contrat, sa durée s’il est à durée déterminée, la durée de la période d’essai.

Le numéro de Sécurité sociale du salarié doit correspondre exactement à sa pièce d’état civil : un nom de naissance remplacé par un nom d’usage, une date de naissance erronée, et la déclaration est enregistrée avec une anomalie qui ressortira dans la DSN. Un salarié étranger doit en outre disposer d’une autorisation de travail, que l’employeur vérifie auprès de la préfecture avant l’embauche.

Ce que la déclaration déclenche

Une seule déclaration remplace plusieurs formalités : l’immatriculation du salarié à la Sécurité sociale s’il n’y est pas, son affiliation à l’assurance chômage, la demande de visite d’information et de prévention auprès du service de santé au travail, et l’inscription de l’entreprise comme employeur auprès de l’URSSAF s’il s’agit de sa première embauche. Elle ne remplace ni le contrat, ni le registre du personnel, ni l’affiliation à la retraite complémentaire et à la prévoyance.

L’accusé de réception : la pièce à garder

L’URSSAF adresse un accusé de réception dans les cinq jours ouvrables, avec un numéro de dossier et le rappel des informations déclarées. Ce document est votre seule preuve de la date de déclaration. Conservez-le dans le dossier du salarié, en version électronique, pendant toute la durée du contrat et au-delà — un contrôle peut porter sur les trois dernières années, et un litige sur plus longtemps. L’employeur remet aussi au salarié une copie de l’accusé, ou fait figurer dans le contrat de travail la mention de l’organisme destinataire de la déclaration (article R. 1221-9) : c’est ce qui permet au salarié de vérifier qu’il a été déclaré.

En cas de contrôle sur place, l’inspecteur demande le registre du personnel et les accusés de réception des déclarations. Un salarié présent dans les locaux, absent du registre et sans déclaration, place l’employeur en situation de travail dissimulé jusqu’à preuve du contraire.

Ce que coûte une déclaration absente ou tardive

• Une pénalité administrative égale à 300 fois le minimum garanti par salarié non déclaré (article L. 1221-11), soit 1 266 € en 2025, recouvrée par l’URSSAF.
• Le travail dissimulé si l’omission est intentionnelle (article L. 8221-5) : jusqu’à trois ans d’emprisonnement et 45 000 € d’amende pour le dirigeant, cinq fois plus pour la société, l’annulation des exonérations de cotisations, et un redressement forfaitaire par salarié égal à un quart du plafond annuel de la Sécurité sociale, soit 11 775 € en 2025, quand la durée réelle de l’emploi ne peut être établie.
• Pour le salarié, une indemnité forfaitaire de six mois de salaire à la rupture en cas de travail dissimulé reconnu.

Une déclaration faite avec quelques heures de retard, spontanément, sans autre manquement, donne rarement lieu à poursuites ; elle reste tardive, et elle se voit. Le bon réflexe est de déclarer dès la signature du contrat, dans la fenêtre des huit jours, et de ne jamais laisser quelqu’un « commencer pour voir » avant la déclaration.

Questions fréquentes

Un stagiaire ou un intérimaire fait-il l’objet d’une DPAE ?

Non pour le stagiaire, qui n’est pas salarié : la convention de stage tient lieu de cadre. Non pour l’intérimaire, déclaré par l’agence qui l’emploie. Oui pour l’apprenti, l’extra d’un soir et le salarié en contrat de professionnalisation.

Faut-il une nouvelle déclaration quand un CDD est renouvelé ou transformé en CDI ?

Non, tant qu’il n’y a pas d’interruption entre les contrats. Un nouveau contrat après une interruption, même d’un jour, exige une nouvelle déclaration.

Peut-on déléguer la déclaration à un prestataire de paie ?

Oui, l’obligation reste celle de l’employeur, mais son exécution se confie. Ce qui ne se délègue pas, c’est l’information : le prestataire ne peut déclarer que ce qu’on lui a transmis, à temps.

Sources

• Code du travail, articles L. 1221-10 à L. 1221-12-1, R. 1221-1 à R. 1221-9 (déclaration préalable à l’embauche), L. 8221-5 et L. 8224-1 (travail dissimulé), L. 8223-1 (indemnité du salarié).
• Code de la sécurité sociale, article L. 242-1-2 (redressement forfaitaire).
• URSSAF, la déclaration préalable à l’embauche.