Un déjeuner avec un client, un aller-retour en train, une nuit d’hôtel, cent kilomètres avec la voiture personnelle : la note de frais est le document le plus banal de l’entreprise, et l’un des premiers que regarde un contrôleur URSSAF. Le principe est simple — l’entreprise rembourse ce que le salarié a dépensé pour elle —, les limites le sont moins. Voici ce qui se rembourse, sur quelle base, avec quels justificatifs, et où commence l’avantage en nature.
Deux méthodes, un même principe
Les frais professionnels sont les dépenses qu’un salarié engage pour l’exercice de son travail, remboursées sans cotisations ni impôt dès lors qu’elles sont réelles et justifiées. L’arrêté du 20 décembre 2002 en fixe le cadre et laisse le choix à l’employeur. Aux frais réels, l’entreprise rembourse le montant exact de la dépense, sur justificatif, sans plafond autre que le caractère professionnel et raisonnable. Aux allocations forfaitaires, elle verse un montant fixé d’avance, exonéré dans la limite des barèmes publiés chaque année par l’URSSAF, sans avoir à justifier la dépense elle-même — seulement les circonstances qui y donnent droit. Au-delà du barème, l’excédent est présumé être du salaire, sauf preuve que la dépense a bien été engagée pour ce montant.
Les barèmes 2025
| Situation | Limite d’exonération 2025 | Condition |
|---|---|---|
| Repas sur le lieu de travail | 7,40 € | Horaires ou organisation qui imposent de se restaurer sur place (travail posté, de nuit, continu) |
| Repas hors des locaux, sans restaurant | 10,30 € | Déplacement qui empêche de rentrer, chantier, tournée |
| Repas au restaurant en déplacement | 21,10 € | Déplacement professionnel avec obligation de restaurant |
| Grand déplacement : repas | 21,10 € par repas | Impossibilité de rentrer : plus de 50 km et plus d’une heure trente de trajet |
| Grand déplacement : logement et petit-déjeuner | 75,60 € à Paris et dans les Hauts-de-Seine, la Seine-Saint-Denis et le Val-de-Marne ; 56,10 € ailleurs | Trois premiers mois ; montants réduits ensuite |
| Télétravail | 2,70 € par jour, 59,40 € par mois au plus | Allocation forfaitaire sans justificatif ; davantage sur justificatifs ou par accord collectif |
| Véhicule personnel | Barème kilométrique fiscal, inchangé depuis 2023 ; par exemple 0,636 € par kilomètre pour 5 CV jusqu’à 5 000 km, majoré de 20 % pour un véhicule électrique | Véhicule du salarié, kilomètres professionnels justifiés (date, trajet, motif) |
| Transports publics domicile–travail | Prise en charge obligatoire de 50 % de l’abonnement, exonérée jusqu’à 75 % | Justificatif d’abonnement |
| Forfait mobilités durables | 700 € par an, 900 € en cumul avec un abonnement de transport public | Vélo, covoiturage, engins de déplacement personnel, attestation annuelle |
Les frais réels ne connaissent pas ces plafonds : un dîner à 45 € avec un client, justifié par la facture et le nom de l’invité, se rembourse en totalité. Ce que l’URSSAF vérifie alors, c’est le caractère professionnel, la réalité de la dépense et l’absence d’exagération.
Les justificatifs qui tiennent
- Une pièce datée et lisible : ticket de caisse, facture, billet, reçu. Le relevé de carte bancaire prouve un paiement, pas une dépense professionnelle.
- Le motif et les participants pour un repas d’affaires : la note mentionne qui était invité et pour quelle raison. Sans cela, le contrôleur y voit un repas personnel.
- Une facture au nom de l’entreprise pour récupérer la TVA sur l’hôtel des salariés — jamais déductible pour le dirigeant —, sur les repas et les péages ; un simple ticket suffit en dessous de 150 € hors taxes s’il porte les mentions nécessaires.
- Le relevé de kilomètres pour les indemnités kilométriques, et la carte grise qui prouve la puissance du véhicule et sa propriété.
- Une copie numérique fiable : depuis 2017, le justificatif papier peut être détruit s’il a été numérisé selon les conditions fixées par arrêté, horodatage et format non modifiable compris. Une photo prise avec un téléphone et rangée dans un dossier n’en remplit pas toutes les conditions ; un outil de notes de frais conforme, si.
Là où la note de frais devient un avantage en nature
La frontière tient à la question : la dépense a-t-elle été engagée pour l’entreprise, ou pour le salarié ? Un déjeuner pris seul, sans déplacement ni contrainte d’horaire, est une dépense personnelle ; remboursé, il devient un avantage en nature nourriture, évalué à 5,45 € par repas en 2025, soumis à cotisations. Le carburant du trajet domicile–travail avec la voiture personnelle est personnel, sauf conditions particulières. Le véhicule de fonction utilisé le week-end, le téléphone dont l’abonnement sert à la famille, les frais remboursés au-delà du barème sans justificatif : autant de sommes que l’URSSAF réintègre dans l’assiette des cotisations lors d’un contrôle, avec majorations, et que l’administration fiscale ajoute au revenu du bénéficiaire.
Le dirigeant n’échappe pas à la règle : assimilé salarié, il relève des mêmes barèmes ; travailleur non salarié, il déduit ses frais réels de son résultat, avec les mêmes justificatifs. Les notes de frais du dirigeant sont, de loin, les plus regardées.
Une procédure en cinq lignes
- Une politique écrite : ce qui est remboursé, sur quelle base, dans quelle limite, avec quel justificatif, dans quel délai.
- Une note par mois et par personne, remise avant une date fixe, avec les pièces jointes.
- Une validation par quelqu’un d’autre que le demandeur, y compris pour le dirigeant.
- Un remboursement identifié comme tel — virement distinct ou ligne non soumise du bulletin —, jamais fondu dans le salaire ni réglé en espèces.
- Un classement qui permet de retrouver, dans trois ans, la note, la pièce et la validation.
Questions fréquentes
Peut-on rembourser des frais sans justificatif ?
Seulement sous forme d’allocation forfaitaire, dans les limites du barème, et à condition de justifier les circonstances — le déplacement, la journée de télétravail, les kilomètres. Un remboursement « au réel » sans pièce est du salaire.
L’entreprise peut-elle rembourser moins que le barème ?
Oui, le barème est une limite d’exonération, pas un montant dû. Ce que l’employeur doit, c’est le remboursement des frais réellement engagés pour le travail, dont le montant peut être fixé par le contrat ou la convention collective.
Combien de temps conserver les notes de frais ?
Dix ans comme pièces comptables, six ans au titre du contrôle fiscal, trois ans pour l’URSSAF — c’est donc dix ans, sous forme papier ou numérique fiable.
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Sources
- Arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale ; URSSAF, barèmes 2025 des frais professionnels ; Bulletin officiel de la Sécurité sociale, rubrique « Frais professionnels ».
- Code général des impôts, article 81, 1° et annexe IV, article 6 B (barème kilométrique) ; code du travail, articles L. 3261-2 et suivants (transports et mobilités durables).
- Livre des procédures fiscales, article A. 102 B-2 (numérisation des justificatifs, arrêté du 22 mars 2017) ; code de commerce, article L. 123-22.