Embaucher son premier salarié : DPAE, contrat, affiliations, dans l’ordre

Le premier salarié transforme une entreprise : elle devient employeur, avec des obligations qui commencent avant le premier jour et ne s’arrêtent plus. Rien de cela n’est compliqué pris isolément ; ce qui coûte, c’est l’ordre. Voici la liste complète, dans l’ordre où elle se fait, pour une embauche à la rentrée.

Avant de signer : trois choses à fixer

1. La convention collective. Elle dépend de l’activité principale de l’entreprise, pas du poste. Elle fixe le salaire minimum de la classification, la période d’essai, les primes, la prévoyance. Sans elle, vous ne pouvez pas rédiger le contrat correctement.
2. Le coût réel. Pour un salaire de 2 200 € bruts, comptez de l’ordre de 2 650 € par mois charges patronales comprises, une fois la réduction générale appliquée, plus la mutuelle, la médecine du travail et le matériel. Un salarié au SMIC coûte nettement moins en proportion, la réduction générale effaçant l’essentiel des cotisations à ce niveau.
3. Le contrat. Un CDI peut en droit se conclure sans écrit, mais ne le faites jamais : le contrat écrit fixe la période d’essai, le poste, le lieu, la durée du travail et les clauses utiles. Un CDD ou un temps partiel doit être écrit et remis dans les deux jours ouvrables suivant l’embauche, sous peine de requalification.

Avant le premier jour

• La déclaration préalable à l’embauche (DPAE), sur le site de l’URSSAF, au plus tôt huit jours avant l’embauche et impérativement avant qu’elle commence. Elle vaut demande d’immatriculation du salarié, affiliation à l’assurance chômage et demande de visite médicale. Conservez l’accusé de réception.
• L’adhésion à un service de prévention et de santé au travail, obligatoire dès le premier salarié. La visite d’information et de prévention a lieu dans les trois mois de la prise de poste — avant, pour les postes à risque et les travailleurs de nuit.
• La mutuelle d’entreprise : un contrat collectif, financé au moins à moitié par l’employeur, avec le panier de soins minimal, mis en place par décision unilatérale écrite remise au salarié. La prévoyance est obligatoire pour les cadres (1,50 % de la tranche 1 à la charge de l’employeur) et souvent pour tous par la convention collective.
• La caisse de retraite complémentaire Agirc-Arrco compétente pour votre secteur, à laquelle l’entreprise est rattachée dès la première embauche.
• Le registre unique du personnel, papier ou numérique, où le salarié est inscrit dès son entrée avec les mentions prévues.
• Le document unique d’évaluation des risques, obligatoire dès le premier salarié, même dans un bureau : il liste les risques du poste et les mesures prises. Son absence est la première remarque d’un contrôle.
• Les informations à afficher ou à remettre : convention collective applicable et lieu de consultation, coordonnées de l’inspection du travail, de la médecine du travail et des secours, horaires collectifs, consignes d’incendie, dispositions sur l’égalité et le harcèlement.

Le premier jour, et le premier mois

Le premier jour, le salarié signe son contrat s’il ne l’a pas déjà fait, reçoit la notice de la mutuelle et de la prévoyance, l’information sur la convention collective, et, depuis 2023, le document écrit récapitulant les informations principales de la relation de travail — poste, dates, lieu, rémunération, durée du travail, période d’essai, congés, formation. Une partie de ces informations est due dans les sept jours, le reste dans le mois.

À la fin du mois, le premier bulletin de paie et la première déclaration sociale nominative, déposée le 15 du mois suivant pour une entreprise de moins de 50 salariés. La DSN est le moment où tout se cristallise : elle porte les cotisations à l’URSSAF, à la retraite complémentaire, à la prévoyance, et sert de base aux droits du salarié. Elle suppose un logiciel de paie ou un prestataire ; pour une entreprise de moins de vingt salariés, le titre emploi service entreprise de l’URSSAF permet de tout faire depuis un site, bulletin compris.

Ce qui change pour l’entreprise elle-même

• La contribution à la formation professionnelle et la taxe d’apprentissage, collectées par l’URSSAF avec la DSN.
• L’assurance : la responsabilité civile de l’entreprise doit couvrir les salariés, et le véhicule de société, s’il y en a un, leur conduite.
• Le règlement général sur la protection des données : le dossier du salarié est un traitement de données, à inscrire dans le registre et à sécuriser.
• Le compte employeur sur les sites de l’URSSAF, de net-entreprises et de la caisse de retraite, à créer avant la première déclaration.
• Le calendrier : la DSN chaque mois, la visite médicale, l’entretien professionnel tous les deux ans, la mise à jour annuelle du document unique.

Les erreurs de la première embauche

1. Une DPAE faite le premier jour, après la prise de poste : c’est une DPAE tardive, avec une pénalité par salarié et, en cas de contrôle, la présomption de travail dissimulé.
2. Un salaire fixé au SMIC alors que la classification conventionnelle impose davantage.
3. Une période d’essai plus longue que celle de la convention, ou renouvelée sans que la convention le permette.
4. Pas de mutuelle, « parce qu’il n’en veut pas » : la dispense existe, mais elle se demande par écrit dans des cas limités, et le contrat collectif doit exister.
5. Un document unique inexistant, découvert lors du premier accident.

Questions fréquentes

Existe-t-il une aide pour la première embauche ?

Pas d’aide générale en 2025. Restent l’aide à l’embauche d’un apprenti, les aides ciblées pour certains publics ou certains territoires, et la réduction générale des cotisations, qui allège fortement le coût des salaires proches du SMIC.

Puis-je embaucher mon conjoint ?

Oui, avec un vrai contrat, un vrai poste et un salaire au moins conventionnel, versé sur un compte. Le conjoint qui travaille dans l’entreprise doit de toute façon avoir un statut : salarié, associé ou collaborateur.

Le dirigeant doit-il aussi faire une DPAE pour lui-même ?

Non. Le président de SAS ou le gérant minoritaire rémunéré est assimilé salarié pour les cotisations, mais son mandat n’est pas une embauche : pas de DPAE, pas de contrat de travail, pas de médecine du travail.

Sources

• Code du travail, articles L. 1221-10 et suivants (DPAE), L. 1221-5-1 (information du salarié), L. 1242-12 (CDD écrit), L. 1221-13 (registre du personnel), R. 4121-1 (document unique), R. 4624-10 (visite d’information et de prévention).
• Code de la sécurité sociale, article L. 911-7 (couverture santé obligatoire) ; convention collective nationale des cadres du 14 mars 1947 et accord national interprofessionnel du 17 novembre 2017 (prévoyance des cadres).
• URSSAF, embaucher un salarié ; titre emploi service entreprise.